בהרבה מאוד עסקים וארגונים תהליכי עבודה לא עובדים או בכלל לא קיימים. תהליכי עבודה הם המפתח להצלחה לעמידה ביעדים ובמדדים שהגדרנו. דרך אותם תהליכים מצליחים להגיע להתייעלות , רווחיות , וניצול נכון של כל המשאבים בארגון.
כמובן שיש כל הזמן לבחון את התהליכים הקיימים לבקר אותן , ואם יש צורך אז לשפר ולשנות בהתאם לתנאים הנדרשים. ומכאן עוברים כל הזמן לשיפור התהליכים העסקיים. חשוב לזכור כי התהלכים הנכונים הם אלה שיביאו אותנו להשגת המטרות והיעדים שהגדרנו לעצמנו.
מדוע חשוב להקפיד על ניהול תהליכים בבית עסק?
מה המשימה הראשונה של בית עסק? לספק תוצאות. למלא את השליחות שלו. מה התוצאה הישירה של כך? להרוויח כסף. כיצד בית עסק יכול לעשות זאת הכי טוב? כדרך התייעלות והבנת תהליכי עבודה. נניח שיש לנו מפעל שאחראי על ייצור ספלים. כן, ספלים.
בכל יום, מגיע מישהו אחר לעשות את העבודה, שיש לו דרגת ניסיון שונה, רמת כושר מוטורי אחרת, ניסיון קודם שונה ומחשבות אחרות לגבי מה יש ליצור ואיך לעשות זאת בעבודה. האם התוצר יהיה אותו הדבר בכל יום? כנראה שלא. ולא שמדובר בדבר רע, אך כן מדובר באזור לא מושגח. אזור לא מושגח, זה אזור לא מנוהל ואפשר שיקרו בו כל מיני דברים שלא היו כוונת המשורר.
אני מזמין אתכם לעשות את הצעד הראשון בשיחת ייעוץ ללא התחייבות
לדוגמה, יכול להיות שיהיה עובד שלא אוהב את הצבע כחול, אז הוא יצור רק ספלים שחורים. אך יש יותר מדי ספלים שחורים, ולא מספיק ספלים כחולים. כך שזה פחות יעיל, פחות רווחי, פחות אופטימלי ופחות משרת את המשימה של בית העסק (לספק את הספלים הנכונים לאנשי העולם). הסיבה שדברים כאלה יכולים לקרות ושיש רנדומליות כה הפכפכה בתוצר הסופי של ניהול עסק, היא כי אין ניהול תהליכים, ואין ייעול.
גם אם מדובר באותו עובד, שעושה אותה מלאכה כל הזמן – אין זה בהכרח אומר שהוא עושה אותה באופן הכי יעיל. אנחנו לא מחפשים יעילות על מנת להפוך עובדים לרובוטים אוטומטיים, אנחנו שואפים להיות יעילים יותר על מנת להביא מקסימום אפקט במינימום מאמץ. ובכך אנחנו יכולים לעשות יותר, או יותר בקלות, או פשוט להשקיע פחות זמן.
מה החשיבות של ייעול תהליכים ליצירת תוצאה טובה?
במילים אחרות, אנחנו רוצים להשגיח על התוצאה. ללוות את התהליך עד סופו, עד תומו – על מנת לוודא שאנחנו מתקדמים בכיוון הנכון. נניח שיש עסק שעוסק ביצירת כרטיסי ברכה ליום האהבה. נניח כי עליו:
- לייצר כרטיסי ברכה
- להעמיד אותם למכירה
- לבצע שיווק הולם
- לחולל רווח
הסעיף האחרון, יצירת הרווח – הוא תופעת הלוואי – מה שקורה באופן פאסיבי לאחר שאנחנו אקטיביים מספיק עם שאר הסעיפים. כשאנחנו משפרים ונהלים תהליכים כמו שצריך, אנחנו יכולים לוודא כי כל חלקי המכונה מתקתקים ומשומנים. לדוגמה, אנחנו מוודאים שכל כרטיסי הברכה יוצאים מהמפעל באיכות עליונה כך שיהיה נחמד לקבל אותם, כך שתהיה סיבה לקנות אותם.
אנחנו מוודאים כי כרטיסי המכירה מוצעים למכירה במקומות הכי אופטימליים. בין אם מדובר על חנויות נוחות ובין אם מדובר על חנות מקוונת, ושלל אפשרויות אחרות. וכמובן, אנחנו מוודאים שהשיווק יצא כמו שצריך על מנת שנוכל לחולל מכירות כמו שצריך ולדאוג לשורת הרווח (ולמילוי המשימה של בית העסק).
כיצד לייעל ולנהל תהליכים על מנת להביא להתייעלות?
אז איך אנחנו עושים את זה? איך אנחנו משפרים ומנהלים נכונה תהליכים בארגון על מנת להביא לשיפור ולהתייעלות מיידית? ובכן, אפשר לדמיין את המצב העכשווי ואת המצב שאנחנו רוצים להגיע אליו. בתחילה, אנחנו מאבחנים מה קורה כעת, ואנחנו תרים אחר טעויות ונקודות תקיעה. באם מצאנו, אנחנו מרכיבים רשימה מלאה ושלמה של כל אלו וממיינים אותם לדליים.
בכל דלי, אנחנו מוצאים את המשותף. לדוגמה, אם מצאנו המון רכיבים הנוגעים לייצור מוצר, אנחנו שמים אותם יחדיו בדלי שנקרא "ייצור מוצר". ובכך, אנחנו מתחילים לגבש תמונה כללית המתמקדת בנקודות עיקריות שיש להתייחס אליהן. תוך זמן קצר נוכל להחזיק בתמונת מצב, ובדליים, שכל אחד מהם נושא את שם הקטגוריה ההולמת למה שמאוחסן בתוכו.
ובכך, נוכל לזהות שיש 1-4 נושאים עיקריים, לתת עליהם את הדעת. יכול להיות שנגלה שהמסר השיווקי לא מספיק חד. יכול להיות שנגלה שיש מקום לשיפור במחלקת מכירות. יכול להיות שנשים לב שצריך עוד הבטחת איכות במפעל, וכן הלאה אפשריות. כאשר אנחנו שמים את זה מול העיניים בצורה ברורה, אנחנו יודעים למה להתייחס.
אנחנו יכולים להתחיל תהליכים, שנועדו לקדם אותנו מהמקום בו אנחנו נמצאים למקום בו אנחנו רוצים להיות. ולפתע, מתחיל להתגלם קו ישר שאומר: הנה הבעיות שעד עכשיו היו לכם, הנה הפתרונות שמעכשיו יהיו לכם – צאו לדרך, בהצלחה.
כיצד ארגון יכול להרוויח כתוצאה מניהול ושיפור תהליכים?
כתוצאה סופית מניהול ושיפור תהליכים בארגון, אנחנו לוקחים אתגרים ומצבים מורכבים, מסתכלים עליהם מזווית שונה "ופותחים את הסתימה". וכשאנחנו פותחים את הסתימה בצנרת, דברים מתחילים לזרום. היכן שבעבר הייתה צמיחה מואטת או תקועה, לפתע משהו נפתח והארגון חוזר לשגשג.
זהו הכוח של שיפור וניהול תהליכים והתנהלות מודעת בדרך להגשמת מטרות גבוהות ומדויקות. וזה מתחיל מזיהוי הבעיות הקיימות, זיהוי הפתרונות והליכה בדרך להגשמת המטרות הגבוהות שהצבנו. כך שהמצב המתקבל הוא המצב שאנחנו רוצים לחוות ולהיות בו. דברים שנעשים בקלות יתרה, ביעילות מרובה תוך הליכה מתמדת בכיוון הנכון והמיטיב.
