תעדוף משימות זוהי מיומנות ניהול הזמן, שיפור הפרודוקטיביות, השגת היעדים והפחתת מתחים. באמצעות שיטות שונות של תעדוף משימות, ניתן לייעל את זרימת העבודה ולבצע את המשימות העומדות לפניכם, בדרך להשגת המטרה המוגדרת, תוך כדי כך ששומרים על מיקוד וארגון.
בעולם העסקי ניהול זמן נכון הוא מיומנות חיונית, כזו שמאפשרת לנו להישאר מאורגנים ופרודוקטיביים לאורך היום.
תיעדוף משימות משמעותו לזהות את המשימות החשובות והדחופות ביותר, ולהקצות להם את הזמן, המיקום בסדר היום והמאמץ בהתאם למידת דחיפותם. כלומר, לדעת ולזהות את המשימות ולסדרן על פי סדר העדיפויות הנכון שיבטיח עמידה בלוחות הזמנים.
העקרונות שלפניכם יסייעו לכם להישאר מאורגנים ולסיים את המטלות המונחות לפניכם בפרק זמן קצר יותר. שילובם של עקרונות אלה בשגרת העבודה היומיומית יקנו לכם תחושת שליטה, ישפרו את המיקוד, הארגון והפרודוקטיביות.
סדרי עדיפויות
תיעדוף מאפשר להתמקד במשימות הדחופות ביותר ולהשאיר מטלות חשובות פחות לטיפול במועד אחר. איך עושים זאת?
- ערכו רשימה של משימות חשובות שצריך להשלים.
- זהו משימות על פי סדר דחיפות
- זהו משימות שיש מעליהן "קוצב זמן" ודרגו אותם על פי הסדר מהזמן הקצר ביותר לסיום לרחוק ביותר
- העריכו את הזמן שיידרש להשלמת כל אחת מהמשימות שלפניכם.
- צרו רשימה מחודשת ומסודרת על פי ההערות שלמעלה
מטריצת אייזנהאואר
"מטריצת אייזנהאואר", היא כלי יעיל לתיעדוף משימות.
היא מקלה על זיהוי המשימות הדורשות טיפול מיידי ולהבדיל בינן לבין משימות שניתן להאציל, או לדחות. מטריצת אייזנהאואר מחלקת את המשימות לארבעה חלקים על פי סדר דחיפותן וחשיבותן:
"דחוף וחשוב"
"חשוב אבל לא דחוף"
"דחוף אבל לא חשוב"
"לא דחוף ולא חשוב"
ניתן להקדיש לה מאמר שלם, וייתכן מאוד שהדבר יעלה בהמשך, אך נכון לעת עתה, הדבר ראו בכך כטיפ בסיסי וחשוב – לכולנו יש את היכולת לבחון ולתעדף משימה על בסיס החשיבות שלה. כל שאנחנו צריכים הוא 'דרגות' שיאפשרו לקטלג זאת.
להגיד 'לא'
הייתם מאמינים שטיפ כה בסיסי ישולב במאמר שכזה? אך אני פוגש בלא מעט בעלי ובעלות עסקים שרק לוקחים על עצמם עוד ועוד מעמסות, מבלי שהם באמת יכולים לתת על כך מענה.
אמירת "לא" היא כלי משמעותי המאפשר לכם להשתלט על לוח הזמנים ולהתמקד בסדר העדיפויות שלכם. אינכם מוכרחים לענות בחיוב על כל דבר, ואינכם צריכים לרצות בכל עת, גם כאשר מדובר בלקוחות.
יתרה מזאת, לקוחות שלעתים תסרבו בנימוס ותסבירו שבקשתם היא או לא כלולה בשירות או לא יכולה להיכלל בלוח הזמנים, יעריכו אתכם ואת זמנכם הרבה יותר.
להגיד 'לא'
ללא כל צל של ספק, יכולת התקשורת הטובה היא אחת המיומנויות החשובות ביותר. מנהלים חייבים לדעת איך להעביר בבירור את התכנון, הציפיה, לספק משובים, להיות קשובים, ולטפל מיידית בכל קונפליקט שעולה וצף.
'אבל איך אומרים לא?'
אפשר בהחלט להבין את הקושי הזה, והכל עניין של ניסוח. הנה כמה הצעות:
"לצערי יש עלי עומס עבודה בימים הקרובים, אדאג לטפל בימים הקרובים"
"רעיון מצוין, אשלב אותו בלוח הזמנים של השבוע הקרוב"
לא מדובר בגסות רוח או התחמקות כי בהצבת גבולות ברורים, גבולות שיפנו לכם את הזמן הדרוש לכם לשם ביצוע טוב יעיל ומהיר של המשימות העומדות לפניכם.
הקצאת זמנים מוגדרים והצבת מטרות
הגדרת יעדים ממקדת את העבודה, ומשפרת את ניהול הזמן, על ידי קידום משימות בעלות דחיפות ודחיית מטרות דחופות פחות. הקצאת זמנים מתייחסת לתכנון "בלוקים" ספציפיים ובהם משך הזמן המוגדר, מיקומו בשעות היום ואם יש צורך חלוקתם על פי קטגוריות שונות. באופן הזה משימות בעלות עדיפות זוכות לתשומת לב ממוקדת ללא הסחות דעת.
קביעת מגבלות זמן על ציר זמן מוגדר בבירור, כולל תאריך התחלה ותאריך סיום. המטרה היא ליצור דחיפות. לקביעת המטרות משמעות רבה בכל הקשור לניהול זמן. לאחר הצבת יעדים, קל יותר לדמיין את הדרך להשגת המטרה ולהקצות את המשאבים והזמן הדרושים לה.
מועדים ריאליים
מועדים מחייבים אותנו להשלמת המשימה במסגרת הזמן שנקבעה. ללא מועדים ריאליים שנקבעים מראש, עלולה העבודה להימתח ולהמשך לאורך זמן רב ולהביא לאי עמידה בזמנים.
למצבים של אי עמידה בזמנים עלולות להיות השלכות מרחיקות לכת כמו פגיעה במוניטין, אובדן אמון בלקוחות, קנסות כספיים, ועוד. מועדי יעד עוזרים לנו לנצל את הזמן ביעילות.
פירוק משימות
על ידי פירוק משימות גדולות למשימות קטנות יותר הניתנות לניהול ניתן להגביר את הפרודוקטיביות וניהול הזמן.
העבודה הופכת קלה וממצה יותר כשאנחנו קובעים לעצמנו יעדים קצרים של חלקי משימה לקראת השלמת המשימה הגדולה שלפנינו.
שגרה והרגלים
השגרה יוצרת הרגלים יומיומיים חיוביים ומוסיפה מבנה ברור ומוכר ליום העבודה שלנו. כך ניתן לארגן את הזמן בצורה יעילה תוך התמקדות במשימות הדחופות.
המטרה שינוי שגרת העבודה שלנו כך שהיא תעשה באופן מכאני מבלי להשקיע בה מאמץ נפשי. הרגלים שהופכים לשגרה נעשים בקלות.
לסיכום
תעדוף משימות יסייע לכם ל:-
- עמידה בלוחות זמנים על ידי ביצוע העבודה הקריטית ביותר תחילה.
- ניצול טוב ויעיל יותר של זמן ומשאבים.
- ניהול יעיל של עומס העבודה.
- הפחתת לחצים וחיסכון בזמן.
זהו עיקרון שנלמד גם במסגרתו של ייעוץ עסקי, שכן מדובר בתהליך המשלב בין מנטורינג לבין ייעוץ פיננסי כלכלי לעסקים.
בכל שאלה והתייעצות, אני מזמין אתכם ליצור עמי קשר טלפוני או להשאיר לי פני באתר,
שלומי גבאי, יועץ עסקי
לקריאה נוספת ראו גם:
אני מזמין אתכם לעשות את הצעד הראשון בשיחת ייעוץ ללא התחייבות
