נוהל הזמנת רכש: כיצד לשפר את תהליך הרכישה?

1. רקע

קיימות דרישות רכש אשר יוצאות לספקי חוץ, הדרישות הנ"ל יוצאות דרך איש הרכש והמלאי.

יציאות וכניסות של רכש ייתנו לנו לנהל את המלאי בצורה נכונה ויעילה אשר יאפשרו לנו בסופו של דבר לעמוד נכון את ערך ורמת המלאי בחברה. דרישות הרכש ייעשו ע"י איש הרכש והמלאי בכלים העומדים לרשותו ובאישור מנהל הלוגיסטיקה וזאת לאחר שקיימים הסכמים מסודרים מול כל הספקים.

2. מטרת הנוהל

מטרת הנוהל הינו להגדיר תהליכי עבודה.

3. הגדרות

4. סמכות ואחריות

5. שיטת העבודה

הפקת הזמנה לספק:

הזמנות הרכש  יועברו לספק ב e.mail , מה שיקל על מעקב / בקרה.

הזמנה בשלב ראשון תצא לאחר בדיקה ובאישור מנהל הלוגיסטיקה וזאת לאחר שעברה בדיקה .

פרטים נדרשים בהזמנת רכש:

1. פרטי הספק (כולל מספר ספק).
2. תיאור הפריט המוזמן (כולל מק"ט).
3. כמות הפריטים בהזמנה.
4. מחיר לכול פריט בהזמנה.
5. הנחה לפריט.
6. סה"כ עלות הפריטים בהזמנה.
7. מועד אספקה.
8. במידה והפריט הוזמן כנגד הזמנת לקוח אז לציין זאת במספר הזמנת לקוח על גבי הזמנת הרכש.

2. 2. איש הרכש יוודא בשיחת טלפון שההזמנה התקבלה אצל הספק, ותציין זאת ע"ג ההזמנה.

3. הספק יאשר e.mail את ההזמנה. במידה ולספק יש הסתייגות מאחד ואו כמה פרטים בהזמנה, יציין זאת ע"ג ההזמנה. איש הרכש יהיה רשאי לבטל את ההזמנה או חלק ממנה בהתאם להסתייגות הספק.

4. הזמנות שמועד אספקתם הגיע ושלא סופקו. איש הרכש יצור קשר עם הספק לברור מועד האספקה.

6. קליטת סחורה:

כל סחורה שהתקבלה ונקלטת נקלטת תיבדק בהתאם להנחיות הבאות:

1. התאמת הסחורה הנקלטת להזמנת נרכש ולתעודת המשלוח.
2. בדיקת איכות הסחורה (בהתאם להנחיות בדיקת איכות).
3. סחורה פגומה: לא תיקלט ותוחזר לספק.
4. סחורה עודפת: תוחזר לספק במועד האספקה. במקרים חריגים ובאישור מנהל הלוגיסטיקה איש הרכש יהיה  רשאי לקלוט סחורה עודפת.
5. תעודת המשלוח תיחתם + חותמת  רק ע"י מחלקת שילוח וזאת לאחר כול הבדיקות. ובמידה וישנם הערות יש לציין זאת על תעודת המשלוח. (אין לחתום ללא בדיקה).

7. תעודת כניסה:

תעודת כניסה תעשה ע"י איש הרכש והמלאי  לפריטים שנקלטו.

8. בדיקת ותשלום חשבוניות:

חשבוניות ישלחו מהספקים למפעל לבדיקה ואישור. לכול חשבונית יוצמדו צילומי תעודות משלוח ותעודות כניסה המשויכות לחשבונית.

1. מנהלת הלוגיסטיקה יבדוק ויאשר כול חשבונית. התאמתה לתעודת משלוח / תעודת כניסה, ובדיקה של מחירים, הנחות, עסקאות, זיכויים וכד'.
2. כול חשבונית תעבור בדיקה ואישור נוסף ע"י מנכ"ל החברה.
3. רק לאחר בדיקה של כל חשבונית וחתימה של מנכל החברה תועבר החשבונית לתשלום.