כאשר אני נכנס לעומקם של תהליכים עסקיים עם לקוחותיי, המטרה המרכזית שלי היא להביא לשיפור משמעותי וארוך טווח בביצועי העסק. מילים יפות, אך כיצד עושים זאת? מדובר כמובן בתהליך שמחולק לשלבים שלבים.
התהליך העסקי מתחיל תמיד בהבנה מעמיקה של המצב הקיים. הרי היכנסו לרגע לנעליי: אני מגיע לעסק, לומד את מה שקיים כרגע, וצריך להבין מה הביא אותנו לנקודה מסוימת, מהם התהליכים התפעוליים שמתקיימים מדי יום ויום, החל מהקמת העסק ועד לפעילותו בשוטף.
מכאן ניגשים לבניית תכנית פעולה שמביאה בחשבון את כלל המטרות, האתגרים, הנתונים והמשאבים העומדים לפנינו, וצועדים עם הפנים קדימה.
מה זה תהליך עסקי?
תהליך עסקי הוא סדרה של פעולות מתוכננות ומבוצעות על מנת להשיג מטרה מוגדרת בעסק.
התהליך יכול לכלול כל דבר, החל מאופן ייצור המוצרים או השירותים ועד לתהליכי השיווק, המכירה והשירות ללקוחות.
תהליכים עסקיים הם הבסיס לפעולתו התקינה של העסק והם משפיעים על רמת הפרודוקטיביות, הרווחיות והיכולת להתמודד עם תחרות.
עקרונות היסוד בתהליכים עסקיים
כדי להבטיח שתהליך עסקי יוביל לתוצאות המיטביות, ישנם מספר עקרונות יסוד שעליהם אני מקפיד בכל עת:
קודם כל מגדירים את התהליך העסקי
רבים לא מכירים זאת היום, אך פעם לפני שהיינו נוהגים לנקודה מסוימת, ייתכן שהיינו מציצים במפה ולומדים קצת את הדרך.
בעוד שלרכב שלנו יש ווייז שיודע לקחת אותנו לבד לכל מקום, במקרה הנוכחי עוד טרם הומצא הפתרון הטכנולוגי הזה 🙂
אם כן, השלב הראשון הוא להגדיר בצורה מדויקת את התהליך שיש לשפר או לבנות מחדש. זה כולל זיהוי של כל שלב בתהליך, המשתתפים בו, והמשאבים הנדרשים. חשוב להגדיר גם את התוצאה הרצויה מכל שלב בתהליך.
ניתוח העסק
לאחר שנגדיר את התהליך, ננתח את מצב העסק הנוכחי.
ניתוח זה כולל בחינה של תהליכי העבודה הקיימים, זיהוי של חוזקות וחולשות, ובחינת הזדמנויות עסקיות ואיומים בסביבה החיצונית (ראו גם את מאמרי בנושא ניתוח SWOT).
קביעת יעדים ואמצעי מדידה
כל תהליך עסקי צריך להוביל להשגת יעדים מסוימים.
אני עובד יחד עם בעלי העסק כדי לקבוע את היעדים המדויקים שיש להשיג, ומגדיר אמצעי מדידה שיאפשרו לעקוב אחר ההתקדמות וההשפעה של התהליך על העסק.
יריית הפתיחה
לאחר כל ההכנות, התהליך עצמו יוצא לדרך. זה מרגש מאוד, ואני יכול לספר לכם שהתחושה היא אותה התחושה בכל עסק שאני מלווה.
אני מוודא שכל המעורבים מודעים לתפקידם ולשלבים הבאים, ומתחיל ביישום של השינויים הנדרשים. חשוב לעקוב אחרי התהליך לכל אורכו ולבצע התאמות במידת הצורך.
מתן פתרונות לעסק
במהלך התהליך העסקי, נבצע התאמות ופתרונות שמטרתם להתמודד עם אתגרים שנמצאו בניתוח הראשוני.
זה כולל שינויים בתהליכי עבודה, ייעול השימוש במשאבים, ולעיתים גם חידושים בתחום הטכנולוגי או האסטרטגי של העסק.
דוגמה מופתית ופשוטה לכך היא למשל מערכת גבייה יעילה יותר. ייתכן ותופתעו לגלות, אך כבר יצא לי לפגוש בעסקים שנעזרו בקבצי אקסל או גוגל שיטס.
מספיק להטמיע מערכת גבייה שיודעת להתריע על לקוחות שלא שילמו, וכן לספק מעקב על גובה ההכנסות של העסק, יחד עם התממשקות למערכות חשבונאיות שבודקות את רווחיות העסק, כדי לשנות באופן דרמטי את הפעילות העסקית.
ניתוח מצבו הפיננסי של העסק
חלק בלתי נפרד מכל תהליך עסקי הוא ניתוח פיננסי מקיף.
אני בודק את המאזנים, התזרים, הרווחיות ויחסי ההון, כדי להבטיח שהפתרונות שמוצעים יובילו לשיפור המצב הפיננסי של העסק.
חשוב להסביר, אין מדובר רק בניתוח פיננסי כדי להבין את המצב הקיים. הניתוח הפיננסי מסייע לי ולכם גם בהבנת ההשפעה הכלכלית של השינויים שנציע עבור העסק בטווח הארוך.
ניתוח הפן הניהולי של העסק
ניהול יעיל הוא מפתח להצלחה של כל עסק.
לצד כל המספרים והאסטרטגיות שנסמכות על נתונים, בואו נדבר על כישורי ניהול.
כחלק מן התהליך, אני מבצע ניתוח מעמיק של המבנה הניהולי, שיטות העבודה התרבות הארגונית ומיומנויות הניהול של בעלי העסק כדי לזהות שיפורים אפשריים.
תהליך זה כולל לעיתים גם ליווי ומנטורינג של מנהלים וצוותים, על מנת לוודא שהשינויים שיוכנסו יהפכו לחלק בלתי נפרד מהעבודה השוטפת.
בניית אסטרטגיה עסקית מותאמת אישית
לאחר שנשלים את ניתוח התהליכים, הניהול והפיננסים, נעבוד יחד לבניית אסטרטגיה עסקית כוללת שמותאמת לצרכים הייחודיים של העסק.
האסטרטגיה כוללת יעדים לטווח קצר וארוך, תכנית פעולה מפורטת, והגדרות ברורות למדידה ומעקב אחר ההתקדמות.
היכולת שלי להבין את המורכבות של כל עסק ולהתאים לו תהליך עסקי מדויק, היא מה שהופכת את התהליך העסקי לשירות שנותן ערך מוסף אמיתי ומשמעותי ללקוחותיי.
אני מזמין אתכם לעשות את הצעד הראשון בשיחת ייעוץ ללא התחייבות
