בארגונים גדולים, בשונה מעסקים קטנים, קיימים לרוב מספר גורמים שונים האחראיים על קבלת ההחלטות.
בעוד שבעסקים קטנים ההחלטות מתקבלות פעמים רבות על-ידי מנהל או צוות מצומצם, בארגונים גדולים ישנם מספר שכבות ניהוליות, צוותים מתמחים וגורמים בעלי עניין המשתתפים בתהליך זה.
מסיבה זו, חשוב שכל ארגון יבנה תהליך מסודר וברור למודל קבלת החלטות, המאפשר לארגון להמשיך לצמוח, להסתגל לשינויים ולשפר את ביצועיו.
שלבים בקבלת החלטות בארגון
תהליך קבלת ההחלטות בארגון מורכב לרוב ממספר שלבים עיקריים:
- הגדרת הבעיה או הצורך: השלב הראשון הוא זיהוי והגדרת הבעיה או הצורך שמולו הארגון מתמודד. זהו שלב חשוב המאפשר לארגון למקד את מאמציו ולהגדיר את מטרותיו בצורה ברורה.
- איסוף מידע: בשלב זה, יש לאסוף את כל המידע הרלוונטי הנחוץ לצורך קבלת החלטה מושכלת. מידע זה יכול לכלול נתונים כמותיים, חוות דעת מומחים, ניתוחי שוק ועוד.
- פיתוח אפשרויות: לאחר איסוף המידע, יש להגדיר מספר אפשרויות פעולה שניתן לבחור מתוכן. כל אפשרות צריכה להיות מבוססת על המידע שנאסף ולענות על הצורך שהוגדר.
- הערכת אפשרויות: בשלב זה, כל אפשרות נבדקת ונבחנת על פי קריטריונים מסוימים, כמו עלויות, סיכונים, יתרונות, השפעה ארוכת טווח ועוד.
- קבלת החלטה: לאחר שהאפשרויות הוערכו, נבחרת האפשרות המתאימה ביותר למטרות הארגון. תהליך זה כולל לרוב מעורבות של הנהלה בכירה וגורמים נוספים.
- יישום ומעקב: לאחר קבלת ההחלטה, יש ליישם אותה ולבצע מעקב אחר תוצאותיה. חשוב לוודא שההחלטה שהתקבלה מיושמת בצורה נכונה ושישנו מנגנון בקרה לשיפור התהליכים בעתיד.
מהם הגורמים המשפיעים על קבלת ההחלטות?
1. התרבות הארגונית
התרבות הארגונית מכתיבה במידה רבה את הדרך שבה מתקבלות החלטות בארגון.
בארגונים עם תרבות פתוחה ודמוקרטית, ייתכן שהחלטות יתקבלו בצורה שיתופית יותר, בעוד שבארגונים עם תרבות היררכית, ההחלטות יתקבלו על-ידי הדרגים הבכירים.
2. המבנה הארגוני
המבנה הארגוני משפיע אף הוא על תהליך קבלת ההחלטות.
בארגונים בעלי מבנה שטוח, התהליך עשוי להיות מהיר יותר בהשוואה לארגונים עם מבנה היררכי מורכב.
3. סביבת העבודה
הסביבה העסקית שבה פועל הארגון, כולל התחרות, הרגולציה, והטכנולוגיה, יכולה להשפיע באופן משמעותי על קבלת ההחלטות.
מתודות לקבלת החלטות
ישנן מספר מתודות ואסטרטגיות הנפוצות בקבלת החלטות בארגונים:
- SWOT Analysis: ניתוח חוזקות, חולשות, הזדמנויות ואיומים של הארגון לצורך קבלת החלטות מושכלות.
- Decision Matrix: מטריצה להערכת כל אפשרות על פי קריטריונים מוגדרים מראש.
- Cost-Benefit Analysis: ניתוח עלות-תועלת לצורך הבנה כלכלית של ההחלטה.
- Delphi Method: שימוש במומחים לצורך קבלת החלטות מורכבות.
להלן אבקש להסביר בפירוט כל אחת מהן:
SWOT Analysis
SWOT Analysis היא מתודה פופולרית לניתוח וקבלת החלטות בארגונים. ראשי התיבות מייצגים Strengths (חוזקות), Weaknesses (חולשות), Opportunities (הזדמנויות) ו-Threats (איומים). תהליך הניתוח מתחיל בהערכת החוזקות והחולשות הפנימיות של הארגון, ולאחר מכן מתבצע ניתוח הזדמנויות ואיומים חיצוניים.
חוזקות: אלו הם התחומים שבהם הארגון מצטיין או שיש לו יתרון תחרותי ברור. לדוגמה, יכולות טכנולוגיות מתקדמות, מוניטין חזק או גישה לשוק גדול.
- חולשות: אלו הם התחומים שבהם הארגון מתקשה או נמצא בנחיתות ביחס למתחרים. לדוגמה, משאבים מוגבלים, חוסר בחדשנות או תלות יתר במעט לקוחות.
- הזדמנויות: אלו הן ההזדמנויות הקיימות בשוק החיצוני שאותן הארגון יכול לנצל לטובתו. לדוגמה, שינוי ברגולציה, מגמות שוק חיוביות או התפתחות טכנולוגית.
- איומים: אלו הם הגורמים החיצוניים שיכולים להוות סיכון לפעילות הארגון. לדוגמה, כניסת מתחרים חדשים, משבר כלכלי או שינוי בהרגלי הצריכה של הלקוחות.
באמצעות ניתוח SWOT, הארגון יכול להבין את מיקומו הנוכחי בשוק, לזהות הזדמנויות לצמיחה ולהיערך לאיומים פוטנציאליים, ובכך לקבל החלטות אסטרטגיות מושכלות.
Decision Matrix
Decision Matrix, או מטריצת החלטות, היא כלי ניהולי שמסייע בקבלת החלטות על-ידי השוואת מספר אפשרויות פעולה על פי קריטריונים מוגדרים מראש. מטריצה זו מאפשרת לקבוע סדר עדיפויות בצורה אובייקטיבית ומובנית.
- הגדרת אפשרויות: ראשית, יש להגדיר את כל האפשרויות העומדות בפני הארגון. לדוגמה, אם הארגון מתלבט באיזה ספק לבחור, כל אחד מהספקים יהיה אחת מהאפשרויות.
- קביעת קריטריונים: לאחר מכן, יש לקבוע קריטריונים שעל פיהם תתבצע ההערכה. לדוגמה, עלות, איכות השירות, זמן אספקה, אמינות, וכדומה.
- משקל הקריטריונים: לכל קריטריון יש להעניק משקל לפי חשיבותו עבור הארגון. לדוגמה, אם עלות היא הקריטריון החשוב ביותר, היא תקבל משקל גבוה יותר.
- הערכת אפשרויות: כעת, יש להעריך כל אפשרות על פי הקריטריונים שנקבעו ולדרג אותם. לכל אפשרות ניתנת ציון על פי הביצועים שלה בכל קריטריון.
- חישוב סך הנקודות: בסיום, מסכמים את הציונים עבור כל אפשרות, וכך ניתן לראות איזו אפשרות מקבלת את הציון הגבוה ביותר ולבחור בה.
מטריצת החלטות מאפשרת לארגון לבצע החלטות מבוססות נתונים בצורה שקופה ומובנית, ומונעת קבלת החלטות על בסיס תחושות או העדפות אישיות בלבד.
Cost-Benefit Analysis
Cost-Benefit Analysis (CBA) היא מתודה כלכלית שמטרתה להעריך את היחס בין העלויות לתועלות של החלטה מסוימת. מטרת הניתוח היא להבין האם ההחלטה משתלמת כלכלית, ומה הרווח הפוטנציאלי ביחס להשקעה.
- זיהוי עלויות: בשלב הראשון, יש לזהות את כל העלויות הכרוכות בהחלטה. זה כולל עלויות ישירות כמו רכישת ציוד או העסקת עובדים נוספים, וכן עלויות עקיפות כמו אובדן הזדמנויות אחרות.
- הערכת תועלות: בשלב הבא, יש להעריך את התועלות הצפויות מההחלטה. תועלות יכולות להיות רווח כספי, חיסכון בזמן, שיפור במוניטין, או יתרונות אחרים כמו שביעות רצון לקוחות מוגברת.
- חישוב יחס עלות-תועלת: לאחר מכן, מבצעים השוואה בין העלויות לתועלות. אם התועלות עולות על העלויות בצורה משמעותית, ההחלטה נחשבת למשתלמת.
- ניתוח רגישות: לעיתים, מבצעים ניתוח רגישות שמטרתו לבדוק כיצד שינויים בעלויות או בתועלות משפיעים על היחס הכולל. זה מאפשר להבין את הסיכונים הפוטנציאליים והאי-ודאויות הקשורות בהחלטה.
ניתוח עלות-תועלת הוא כלי חיוני בקבלת החלטות עסקיות, שכן הוא מאפשר לארגון לבחון את ההשפעות הכלכליות של החלטות שונות ולבחור באופציה שתביא לתשואה הגבוהה ביותר על ההשקעה.
Delphi Method
שיטת דלפי (Delphi Method) היא מתודה לקבלת החלטות שבה מתייעצים עם קבוצה של מומחים כדי להגיע לקונצנזוס בנוגע להחלטה מסוימת. תהליך זה מבוצע בצורה אנונימית ובמספר שלבים, תוך שאיפה להגיע להסכמה רחבה בין המומחים.
- בחירת המומחים: ראשית, יש לבחור קבוצת מומחים בעלי ידע וניסיון בתחום הנדון. המומחים יכולים להיות מתוך הארגון או חיצוניים.
- שלב ראשון – איסוף דעת מומחים: כל מומחה מתבקש לספק את דעתו האישית בנוגע להחלטה או לנושא. בשלב זה, כל מומחה פועל באופן עצמאי וללא השפעה מהמומחים האחרים.
- ניתוח ושיתוף דעות: לאחר קבלת הדעות מכל המומחים, הן מסוכמות ומוצגות שוב למומחים, הפעם ללא זיהוי אישי של כל דעה. המומחים מתבקשים לשקול מחדש את דעתם לאור התגובות והמידע הנוסף שנחשפו אליו.
- חזרה על התהליך: התהליך חוזר על עצמו מספר פעמים עד שמתקבל קונצנזוס או שמגיעים למסקנה סופית.
שיטת דלפי מתאימה במיוחד לקבלת החלטות מורכבות או במקרים בהם ישנה אי-ודאות גבוהה. יתרון השיטה הוא בכך שהיא מאפשרת לקבל החלטות מושכלות המבוססות על ידע מצטבר ומנוסה, תוך מזעור הטיות אישיות והשפעות חברתיות.
כיצד ניתן לשפר את אופן קבלת ההחלטות בארגון?
שיפור תהליך קבלת ההחלטות יכול להתבצע במספר דרכים לרבות הטמעת כלים טכנולוגיים, כאשר השימוש בכלים וטכנולוגיות מסייעים באיסוף וניתוח מידע לצורך קבלת החלטות מהירה ומדויקת יותר.
לצד זאת, הכשרת עובדים ומנהלים יכולה אף היא לתרום לתהליך. כיצד? קורסים והכשרות לשיפור כישורי קבלת החלטות בקרב המנהלים והעובדים יכולים להקנות מיומנויות שלעתים לוקות בחסר.
הגדרת מדיניות ונהלים ברורים הם בגדר הכרח למען יצירת סדר ומתודה ברורה.
קבעו מדיניות ונהלים ברורים לקבלת החלטות בארגון, כולל תהליכי אישור והערכת סיכונים.
בנימה אישית יותר, במהלך שירותיי לייעוץ עסקי, אני רואה לא אחת כיצד תהליך קבלת ההחלטות בארגונים פוגש באתגרים שונים ומשתנים.
התנגשות אינטרסים במקרים בהם קיימים מספר גורמים המעורבים בתהליך, חוסר ודאות כאשר המידע אינו שלם או ברור וכך ישנו קושי לקבל החלטה מושכלת, ועד ללחץ זמן שלעיתים מוביל לצורך לקבל החלטות מהירות (מה שעלול להוביל להחלטות לא מיטביות).
עלינו לעשות סדר בנושא, ולמצוא את המתודה שתאפשר להתנהל נכון.
היתרונות שטמונים בתהליך נכון ויעיל
אין טוב ממראה עיניים, ולהלן ריכזתי זאת עבורכם בטבלה הבאה:
יתרון | הסבר |
שיפור היעילות והביצועים | קבלת החלטות מהירה ומדויקת עוזרת לצמצם עיכובים בתהליכי עבודה ומשפרת את היכולת להשיג תוצאות בזמן. |
ניהול משאבים אפקטיבי | קבלת החלטות מושכלת עוזרת לנצל את המשאבים הזמינים בצורה חכמה יותר, תוך מיקסום הפוטנציאל של כוח האדם, הזמן והכסף. |
הפחתת סיכונים | תהליך מבוסס מידע מאפשר זיהוי מוקדם של סיכונים, מה שמוביל להימנעות מטעויות שעשויות לפגוע בארגון. |
שיפור שביעות רצון העובדים | תהליך יעיל שכזה מייצר תקשורת פתוחה עם העובדים מה שמגביר את שביעות הרצון והמעורבות של העובדים בארגון. |
הסתגלות לשינויים | אין חשוב מכך, כל שכן בישראל. היכולת לקבל החלטות נכונות בזמן אמת מאפשרת לארגון להגיב במהירות לשינויים חיצוניים. |
השגת יתרון תחרותי | היו טובים ויעילים יותר מהמתחרים שלכם. תהליך נכון מאפשר לארגון לזהות הזדמנויות ולפעול לפיהן לפני המתחרים, מה שתורם ליתרון בשוק. |
שיפור תהליכי למידה | ארגון עם תהליכי קבלת החלטות יעילים נוטה ללמוד מהצלחות וכישלונות ולהשתפר בהתאם, תוך שיפור מתמיד. |
חיזוק האמון במנהיגות | יכולות שכאלו מחזקות את אמון העובדים והמשקיעים בהנהלת הארגון, דבר שתורם ליציבות ולהתקדמות. |
כיצד אוכל לעזור?
כיועץ עסקי מטרתי היא למצוא את הדרך לשפר את פעילות העסק ולמקסם את יכולותיו ואת הפוטנציאל שטמון בו.
ייעוץ אובייקטיבי של יועץ עסקי חיצוני, יכול לספק פרספקטיבה חיצונית. לעתים אנו 'כלואים' בתוך התפישות של עצמנו ובתהליכים שיצרנו. עין בוחנת חיצונית, תוכל לסייע בקבלת החלטות מושכלות.
ליועץ העסקי היכולת להטמיע כלים ומתודות חדשים שיסייעו לייצר תהליכים יעילים לקבלת החלטות בארגון.
אני מציע ליווי והדרכה למנהלים ולעובדים בתהליך קבלת ההחלטות, כל זאת תוך מתן כלים לפיתוח כישורי קבלת החלטות.
אשמח להיות לכם לעזר, ואני מזמין אתכם להתייעץ איתי בכל שאלה,
אני מזמין אתכם לעשות את הצעד הראשון בשיחת ייעוץ ללא התחייבות
