ניתוח ופתרון בעיות בתהליכי עבודה

שלומי גבאי

שלומי גבאי

ייעוץ עסקי ומנטורינג למנהלים

ניתוח ופתרון בעיות בתהליכי עבודה

ניתוח ופתרון בעיות חיוני לכל עסק או ארגון המבקש למנוע או לצמצם מצבים של חוסר יעילות בין שרשרת התהליכים התפעוליים, הפיננסיים, הארגוניים והיצרניים. 

תהליכים אלה כולם קשורים זה לזה מהווים את עמוד השדרה של קבלת החלטות אפקטיבית ומניעים חדשנות, התפתחות והצלחה. חוסר יעילות מאט את התקדמות העסק והשפעתו עלולה להתגלות כמזיקה ביותר בבואנו לבחון את השיגי החברה ומידת הצלחתה בשוק.

החשיבות של ניתוח בעיות

זיהוי וניתוח בעיות בתהליכי עבודה חיוני מסיבות רבות וחשובות כשהעיקרית שבהן היא איתור מוקדי חוסר יעילות באזורים או במחלקות שונות, והבנת הגורמים לחוסר היעילות שלעתים "תוקע" את המערכת כולה. באמצעות ניתוח יסודי ניתן לזהות את חוסר היעילות, לקבל תובנות משמעותיות באשר לבעיות הבסיסיות, ולהגיע לכלל החלטות מושכלות לגבי אופן הטיפול היעיל בהן.

ניתוח בעיות מסייע בהגדרת תיעדוף משימות והקצאת משאבים יעילה. כאשר מיקוד המאמצים בפתרון הבעיות הקריטיות ביותר תחילה מבטיח שהזמן, המשאבים הכספיים והאנרגיה מושקעים במקום בו תהיה השפעתם המשמעותית ביותר.

שלבים בניתוח בעיות

לשם ניתוח, חיפוש ואיתור פתרונות לבעיות בתהליכי העבודה יש:

  1. לזהות את הבעיה במדויק ולהבין את הגורמים העומדים בבסיסה. 
  2. להעלות חלופות אפשריות לפתרון לצד השלכותיהן. 
  3. לשקול את היתרונות והחסרונות של כל אפשרות ולבחור את הפתרון המיטבי. 

פתרון בעיות

פתרון בעיות, הוא יישום מעשי של תובנות לשם התמודדות עם אתגרים, או חוסר יעילות ספציפיים. גם לפתרון הבעיות, כמו בניתוח הבעיות, גישה מובנית:

  1. זיהוי הבעיה
  2. איסוף מידע רלוונטי
  3. יצירת פתרונות אפשריים
  4. הערכת חלופות

על הפתרון שיבחר בסופו של תהליך זה להיות ישים, יעיל ולהביא לשיפור משמעותי בתהליך העבודה.  יישומו דורש מעקב אחר התוצאות. דרך סדורה זו מבטיחה שהחלטות תתבססנה על ראיות ממשיות ולא על אינטואיציה.

הרחבת פירוט השלבים בניתוח ופתרון בעיות בתהליכי עבודה

הגדרה וזיהוי של הבעיה תוך התמקדות בנושאים ספציפיים כמו: זמני אספקה לקויים, שירות לקוחות שאינו עומד בציפיות, עלויות מופרזות, חוסר מוטיבציה אצל עובדים או תחלופת עובדים מוגברת ועוד.

  • איסוף נתונים: התמקדות בנושאים הרלוונטיים בהתייחס לזיהוי והגדרת הבעיה כמו משובי לקוחות, סקרי עובדים, מדדי ביצועים עלות מול תועלת.
  • זיהוי מוקדים: באמצעות הנתונים שנאספו, ובדיקת גורמי השורש התורמים או גורמים לבעיה. למשל: במקרים בהם זמני אספקה לקויים – יש לבדוק אם מדובר בציוד לא תקין, תקשורת פגומה או לא תקינה או אולי משאבי כוח אדם לא מספקים.
  • איתור פתרונות: באמצעות שיתוף העובדים וראשי הצוותים – שיתופם של כל בעלי העניין כולל העובדים יביא לפתרונות יצירתיים שמייעלים את זרימת העבודה ואף מעודדים, באותה הזדמנות, את המוטיבציה אצל העובדים.
  • הערכת הפתרונות ויישומם: את הפתרונות כאמור יש לבחור על פי עלותם, השפעתם, והתכנות הביצוע. לאחר יישום הפתרונות הנבחרים יש לעקוב אחר תוצאותיהם ולהתקין בהם שינויים על פי הצורך. חשוב לזכור כי שיפור תהליכים הוא תהליך מתמשך. ככל שתשתרש תרבות של סקירת תהליכים וחיפוש פתרונות ויישומם כך יעלו הביצועים.

לסיכום

ניתוח ופתרון בעיות בתהליכי עבודה חיוניים לשמירה על פרודוקטיביות, יעילות, חדשנות והצלחה בכל הנוגע לתהליכי עבודה.

באימוץ קבלת החלטות מונעות נתונים, תוך הקפדה על שיתוף פעולה בין תפקודי ואימוץ דרכים סדורות ענייניות וזריזות, ניתן לנווט את הדרך גם בתוך אתגרים מורכבים יותר או מורכבים פחות לעתיד טוב ומבוסס, בנוף העסקי המשתנה תדירות.

שלומי גבאי, יועץ עסקי

שלומי גבאי

אני מזמין אתכם לעשות את הצעד הראשון בשיחת ייעוץ ללא התחייבות

שלומי גבאי
שלומי גבאי

יועץ עסקי המלווה חברות ועסקים מסקטורים מגוונים במטרה להפוך אותם לרווחיים ומובילים בתחומם.

תוכן עניינים

מאמרים נוספים

אני מזמין אתכם.ן לספר לי על העסק שלכם, האתגרים והמטרות: