כל ארגון וכל בית עסק בכל היקף פעילות, עלולים למצוא את עצמם נקלעים למשבר כאשר הגורמים והנסיבות הם שונים ומגוונים.
אבקש להתייחס קודם כל דווקא אל המכנה המשותף בין כולם, והוא כי אותו אתגר משברי, בכל עסק ובכל היקף, פוגע בסופו של יום ברווחיותו של הארגון ובחוסנו הכלכלי.
כך גם דומה אופי התגובה לה אנו נדרשים: ככל שנשכיל להגיב מוקדם יותר אל המצב הפתאומי אליו נקלענו, כך נוכל לצאת ממנו חזקים ואיתנים.
מה הוביל את הארגון למשבר?
משבר בארגון יכול לנבוע משורה ארוכה של נסיבות וגורמים.
ההשפעות יכולות להיות חיצוניות, דוגמת מצבים ביטחוניים שלפתע משנים את פני המצב באופן דרמטי, או משבר כלכלי במשק המשפיע על כל תרבות הצריכה.
אותו ארגון שהושפע מגורמים חיצוניים שכאלו, מוכרח קודם כל לזהות ולהבין שהוא מצוי במשבר (וזה לא תמיד מובן מידית), להתוות אסטרטגיית חירום ולהגיב מהר ככל שניתן.
ההשפעות יכולות גם להיות פנים-ארגוניות, ומשבר עלול להיגרם כתוצאה מפגם במוצר, כל שכן פגם אשר הוביל לנזקים משמעותיים וחלילה בריאותיים בקרב הצרכנים.
והדוגמאות הן רבות עד שקצרה היריעה מלכלול את כולן: ירידה בהיקף המכירות המובילה לקיטון בהכנסות , מחסור חמור בעובדים (למשל מחסור בעובדים זרים כתוצאה ממלחמת 'חרבות ברזל'), מחסור בחומרי גלם מסוימים הפוגעים בכושר הייצור ועוד.
עלינו לפעול בכמה מישורים
ניהול משברים בארגון משמעו לפעול מהר, ולעשות זאת במספר חזיתות שונות במקביל.
זמן התגובה שלנו
קודם כל – זמן התגובה הוא קריטי.
ככל שנשכיל לזהות את המשבר מוקדם יותר, וננסה להגיב אליו במהרה, כך גם נוכל לחלץ את הארגון מכדור השלג המתגלגל והגדל.
צמצום עלויות והתייעלות
החל מן הרגע שבו זיהינו את המשבר, עלינו לבחון אפשרויות התייעלות שונות שבמילים אחרות מכוונות לצמצומן של הוצאות שאינן הכרחיות.
הדבר יכול להתבטא בהורדת מוצר מסוים שרווחיותו היא מועטה, הדבר יכול להתבטא לצערנו בפיטורי עובדים, באיתור אחר ספקים חדשים . למעשה נכנסים למגננה וחוסכים ומתייעלים איפה שרק אפשר.
מציאת הפתרון
במקביל לצמצום העלויות ועצירת התזרים השלילי, נפעל לחיפוש חלופות אחר פתרון למצב אליו נקלענו.
אם מדובר למשל במחסור בעובדים, ייתכן ונחפש אחר קבלני משנה עצמאיים שיספקו לנו את המענה המיידי.
אם מדובר במוצר פגום שפגע אנושות במוניטין החברה, עלינו למצוא פתרונות יח"צ ולפעול בכל עת למען תגובה שתזכה לאהדה והבנה מצד ציבור הצרכנים.
אדגיש זאת שוב ושוב: הכול נעשה במקביל, ואנו נדרשים למספר חזיתות בעת בעונה אחת.
הכנת תוכנית אסטרטגית
בדיוק כמו שעסק חדש עורך תוכנית עסקית, כך עסק שנקלע למשבר מוכרח להכין תוכנית אסטרטגית מפורטת שכוללת בתוכה את כל המרכיבים הנדרשים להתמודדות עם האתגר:
התייעלות מבחינת כלל המשאבים בארגון.
מקורות חוץ לגיוס כספים במידה וחייבים , ניתן להשתמש במענקים שהמדינה נותנת.
בחינה מעמיקה של השרותים/המוצרים שאנו מספקים. לעיתים יש לבצע שינוי בעקבות אותם משברים.
והכל נעשה במקביל – אני חוזר ואומר, זמן התגובה שלנו הוא קריטי. אין כאן שלבים הדרגתיים, כי אם מספר חזיתות שאנחנו מתמודדים איתן במקביל.
האם ניתן להיערך מראש למשבר?
לעתים אני נשאל אם ישנה אפשרות למעין ניהול סיכונים שיאפשר לנו לצפות את המשבר ולהכין תוכנית מגירה.
התשובה למרבה הצער היא איננה שחור ולבן, שכן לעתים איננו יודעים לצפות מה יהיה המשבר.
בית עסק בהחלט יכול להיערך לשינוי במצב הבטחוני, אך גם זה במידה מסוימת בלבד. כך למשל, מאמר זה נכתב בעת מלחמת 'חרבות ברזל', וישנם מילואימניקים שפשוט הותירו מעכשיו לעכשיו את העסק שלהם מאחור ויצאו אל החזית. האם ניתן באמת להיערך לכך? האם באמת מישהו מאתנו חשב להיערך למציאות שכזו שנכפתה עלינו?
הקורונה כדוגמה נוספת שנדמית כבר לכולנו כמו היסטוריה רחוקה, לא נצפתה על אף בית עסק, ותפסה רבים לא מוכנים. המשבר היה חסר כל תקדים.
ולעתים באמת המשברים פשוט עולים על כל דמיון.
לצד זאת אני תמיד אומר שכחברה ובית עסק, אחד מן הדברים המוטלים עלינו כמנהלי ובעלי עסקים הוא להכין את עצמנו ליום שבו נקלע למשבר כלכלי. להכין תוכנית מגירה, לשמור על רזרבות. לא 'לחיות על הקצה' ולבחון כיצד ניתן לצבור הון עצמי לאיתנות כלכלית. זה דורש מאיתנו בכל זמן נתון להיות ערוכים.
עסקים שאינם איתנים כלכלית ותזרימית , עלולים לצערנו לא לשרוד משבר פתאומי שעלול להגיע.
ניהול משברים בארגון עם יועץ עסקי אסטרטגי
כיועץ עסקי, מטרתי היא להפוך ליד ימינכם, לבחון את הארגון מכף רגל ועד ראש, לערוך תוכנית אסטרטגית ברורה ואופרטיבית, ולהפעיל אותה בהקדם האפשרי.
לצורך מענה אפקטיבי ומהיר, אבקש להכיר את הפעילות הפנים-ארגונית, לסייר במחלקות, להכיר את הנפשות הפועלות ולהבין במדויק כל רכיב ורכיב בגלגלי השיניים של בית העסק.
לצד הסיור 'בשטח', אבקש לסקור את הדו"חות הכספיים בדגש על דו"ח רווח והפסד ולבחון בקפידה כל הוצאה והוצאה.
תוכנית ההתייעלות לא תפסח אל אף רכיב, החל מהתייעלות בכוח האדם, דרך שינוי המבנה הארגוני והגדרות התפקידים, ועד למציאת פתרונות שלעתים יוצרים יש מאין.
היעד שיהיה לנגד עינינו הוא אחד: רווחיות החברה, וזוהי מטרת העל של ניהול משברים בארגון.
התייעצו איתי
שמי שלומי גבאי, יועץ עסקי בכיר, יועץ אסטרטגי ומנטור עסקי למנהלים.
בכל שאלה והתייעצות בנושא ניהול משברים בארגון, אני מזמין אתכם ליצור איתי קשר טלפוני או להשאיר לי פניה באתר. אשוב אליכם בהקדם האפשרי.
אני מזמין אתכם לעשות את הצעד הראשון בשיחת ייעוץ ללא התחייבות
