זה נכון לגבי כל עסק, ושיפור היעילות העסקית שלנו, בין אם אנחנו עסק קטן ומשפחתי ובין אם מדובר בחברה רחבת ידיים, נובעת מן הרצון להגדיל את הרווחיות.
יעילות עסקית פירושה למקסם את התפוקות שלנו על-בסיס המצב הקיים. להפיק את המירב מן המשאבים העומדים לרשותנו.
אם עוד טרם חשבתם כיצד לשפר ולייעל את התנהלותכם העסקית, דעו שייתכן מאוד (ואף אני סבור שבאופן וודאי) פספסתם נקודות מהותיות שיוכלו לחסוך לכם זמן וכסף.
במדריך הבא ריכזתי 10 צעדים שיאפשרו לכם לגשת אל המלאכה באופן ממוקד יותר, ולבחון את הדרכים שיאפשרו לכם לקחת את העסק שלכם, צעד אחד ענק קדימה.
הצטיידות ב'כלי העבודה' הנכונים
זה נראה לנו מובן מאליו, אבל אתם תהיו מופתעים לגלות שישנם עסקים רבים שלא בהכרח מספקים את מלוא הכלים הנדרשים לביצוע העבודה. או לפחות לא את האידיאליים ביותר.
אדגים זאת למשל על חברת שיפוצים: האם החברה מספקת לעובדיה את כלי העבודה הטובים ביותר? במידה והחברה תתפשר על כלי עבודה ירודים, כך גם העבודה תהיה ירודה, או איטית יותר או מסורבלת.
אותו הדבר מתרחש בחברה עם סביבה משרדית; האם אנחנו מספקים מערכת ניהול מכירות איכותית לצוות העובדים שלנו? מערכת ניהול לקוחות טובה? האם אנחנו מנהלים את מערך הלקוחות שלנו על-ידי מערכת CRM? או שמא עובדים באקסלים? או חלילה מתבססים על ניירת?
מערכות מידע, מערכות CRM ודומותיהן הן יקרות אמנם, אך יתבררו כהשקעה שתחזיק את עצמה, ותקנה למקום העבודה יעילות רבה יותר.
ניהול משימות
העבודה הארגונית שלכם מוכרחה להיות מכוונת משימה, מסודרת ומתואמת עם לוח זמנים ברור.
גם היבט זה איננו בהכרח מובן מאליו בארגונים ועסקים. אתם צריכים לשאול את עצמכם: האם אנחנו סביבת עבודה ש'מכבה שריפות', או סביבת עבודה שעורכת סיור בין תחנה לתחנה ומוודאת שהכל עובד כשורה.
שמירה על סדר עבודה ותיעדוף משימות ברורות ומובהקות לכל עובד ועובדת, היא חיונית גם ליצירת סביבה נעימה לעובדים, סביבה ממוקדת וסביבה נוחה ומדרבנת.
לדעת 'לחתוך בבשר'
היו ביקורתיים כלפי עצמכם, בחנו את הפעולות והתהליכים המאפיינים את מקום העבודה.
האם ישנם תהליכים ארוכים יתר על המידה? מסובכים? לא מובנים? מסורבלים? נהלים שאינם ברורים לכול?
בחנו כל תהליך המתבצע במקום עבודתכם, ואני יכול לספר לכם שזהו חלק בלתי נפרד מכל ייעוץ עסקי שאני עורך. במקרים רבים, הרווחיות של בית העסק נופלת דווקא שם – בתהליכים פנימיים שקשה לאתר ממבט ראשון, ושמצריכים ניתוח דקדקני.
לעתים תגלו שישנה האפשרות לקצר תהליך מסוים או לייעל אותו, ובכך לגרוע מעובד תחומי אחריות מסוימים ולהעביר את אותו עובד לתחום אחר שם הוא יוכל להיות לעזר.
תיעוד עבודה
זה סעיף שמתקשר לסעיף הקודם שציינתי עם כלי עבודה נכונים. ובכל זאת, החלטתי להקדיש לכך פסקה בפני עצמה.
תיעוד כל משימה שבוצעה באופן קבוע, בין אם משימה משמעותית ובין אם שוטפת ו'זניחה', הוא קריטי להתייעלות עסקית וליצירת סדר בעבודה.
מספיק שהדברים יהיו מתועדים בקפידה, כדי שאם עובד מסוים ירצה לעשות דבר מה, הוא יוכל להתחקות אחר התהליך שבוצע קודם לכן. משאב זמן הוא דבר שאל לכם לפקפק בו.
פנו זמן לפיתוח עסקי
יעילות עסקית מוכרחה להתבסס על הנכונות של בית העסק להשתפר.
פיתוח עסקי יכול להתבטא ביצירת מחלקה נוספת, מוצר חדש או שירות חדש. לחילופין הפיתוח העסקי יכול להתקשר לנושאים דוגמת פיתוח מוצר או שירות קיימים ושדרוגים.
כמו בכל צעד עסקי, גם פיתוח עסקי מוכרח להתבסס על תוכנית עסקית אסטרטגית שתבהיר בדיוק מהם הצעדים שעלינו לערוך וכיצד.
מוטיבציית העובדים
שמרו על מורל גבוה. לא משנה עד כמה ההון האנושי אצלכם הוא מובחר ואיכותי, כל עוד הוא לא יהיה מרוצה, הדבר ישפיע על התפוקה, השירות והמכירות.
עשו זאת על-ידי ימי גיבוש עובדים, ימי כיף, פיתוח עובדים שיקנה להם כישורים ומיומנויות נוספים, שיחות חתך בהן העובדים יוכלו לספר את שעל ליבם ולחלוק את השאיפות שלהם וכיוצא בכך.
מוטיבציית עובדים היא קריטית לבניית עסק יעיל, עסק שעובדים ירצו להישאר בו, עסק שחותר כל העת קדימה.
אנשי מקצוע לצידכם
הקפידו לצוות לצידכם רואה חשבון איכותי ומקצועי, רואה חשבון שיידע ללוות את העסק, להרים דגלים אדומים כשצריך, ולערוך שיחות חתך ובדיקות פיננסיות וחשבונאיות למען התנהלות נכונה.
הקפידו לצוות לצידכם עורך דין שיוכל ללוות אתכם בתהליכים שונים, בין אם בניסוח הסכמי עובדים ובין אם בתקנון אתר או כל היבט המצריך ייעוץ משפטי מקדים (או בעת הצורך).
ולסיום, כמובן זוהי המלצה בלבד – במידה ואתם מרגישים שהעסק שלכם תקוע, או שישנם דברים שאתם רוצים לייעל אך לא בטוחים היכן להתחיל, בחנו את הדבר יחד עם יועץ עסקי, ולשם כך אשמח לתת לכם שירות.
שמי שלומי גבאי, יועץ עסקי אסטרטגי ומנטור לעסקים. מוזמנים לשאול אותי כל שאלה, ויחד, נצעד עם העסק קדימה.
אני מזמין אתכם לעשות את הצעד הראשון בשיחת ייעוץ ללא התחייבות
