מחוגי השעון זזים במהירות לא אפשרית ונראה כי היום מתקצר והולך. נראה כאילו ככל שמחוגי השעון זזים מהר יותר, תקתוקו נשמע חזק יותר ורשימת המטלות העומדת לפניכם גדלה והולכת. התסכול גדל ואתו התחושה שאתם לא מצליחים להיות פרודוקטיביים כבעבר ושאתם לא עומדים במחויבויות שלכם.
הלחץ הולך ומתגבר וככל שהלחץ מתגבר כך ממשיכה לרדת הפרודוקטיביות. מדוע? הסיבה העיקרית היא:
ניהול זמן כושל. במאמר שלפניכם נדבר על ניהול זמן, שיטות לניהול זמן ומה אתם עושים לא נכון. הגיע הזמן לשינוי.
ניהול זמן לעסקים
זכיתם, בחרתם (או שניהם גם יחד) לבחור את עבודתכם ולארגן ולבצע אותה, שלא תחת ניהולו של אדם אחר, לנהל עסק משלכם. אתם יכולים להיות עצמאיים בבחירת זמני העבודה, ולאזן בצורה הטובה ביותר בין עבודה לחיים. אז אם זכיתם – למה אתם נכשלים? זה לא אתם! זה ניהול הזמן הלקוי שלכם.
לניהול הזמן הנכון השלכות מרחיקות לכת, לא רק על קצב העבודה והפרודוקטיביות, אלא גם על בריאותיכם הפיזית והנפשית. ניהול זמן נכון ימנע את השחיקה והעייפות שאתם חשים.
תוצאות ניהול זמן לקוי
הלחץ להיות זמין תמידית ולהצליח לרצות כל הזמן, מתיש הרבה מהעצמאים. עייפות מתמדת, מתח, חוסר ריכוז הן חלק קטן מתופעות הלוואי שהעצמאיים חווים ובסופו של דבר הם משפיעים, אם ירצו ואם לא, על אופן ביצוע עבודתם.
ניהול הזמן הנכון עוסק בבחינת המשימות העומדות לפניכם, חלוקת הזמן על פי מידת דחיפותן וביצוע התאמות נכונות של לוח הזמנים לפני הלחץ הגדול.
טעויות קבועות מול אמתות והמלצות
הטעויות
- עצמאיים צריכים לתכנן ולבדוק את לוח הזמנים שלהם באופן קבוע ולהפגין גמישות
- עצמאיים נוטים לתכנן ולדחוס ללוח הזמנים שלהם הרבה יותר מדי משימות ליום אחד.
המשמעות היא שעצמאים מקדישים לעבודתם יותר שעות עבודה בכל יום ובכל שבוע, ומשקיעים בה יותר אנרגיה בפועל. הם חיים תמידית בתחושה שעליהם להשקיע שעות עבודה רבות יותר אחרת יכשלו.
האמתות
מה שנדמה כגמישות בלוח הזמנים, גורם לעומס עבודה קיצוני ולשחיקה. ניהול זמן נכון ימנע את השחיקה.
האמתות
למשך שבוע נהלו יומן בו תרשמו את כל המשימות העומדות לפניכם ואת משך הזמן שהקצבתם לכל משימה. רשמו גם כמה זמן בפועל הקדשתם לכל משימה. מהר מאד תגלו:
- האם תקצבתם נכון את הזמן הדרוש לכל משימה?
- האם אתם (כן או לא) נוהגים לתכנן ליום אחד או לשעה אחת משימות רבות מידי?
זה אולי נראה כמו פרט פעוט ערך, אבל בסופו של דבר אתם תדעו כמה משימות פר יום אתם יכולים להעמיס על עצמכם ולבצען בזמן שהקצבתם.
השעון הפנימי, או הביוריתמוס וניהול הזמן
למחזוריות הטבעית של הדפוסים הפיזיים, הרגשיים והנפשיים שכולנו חווים במהלך חיינו – השפעה על רמות האנרגיה, מצב הרוח והרווחה הכללית. הבנה והקשבה לשעון הפנימי מאפשרת קבלת תובנות ברורות מתי עשויים הביצועים שלנו להיות טובים יותר ומתי טובים פחות. במילים אחרות, הכרת הביוריתם האישי הטבעי משמש אותנו ככלי לשם מיטוב היצירתיות והפריון, תוך שמירה על איזון עבודה חיים.
האם אתם שייכים למשכימי הקום שקמים לערניות מוחלטת, או שאולי בשעות הבוקר אתם חשים עצלות מה ושיא המיקוד שלכם היא דווקא בשעות הערב? הממוצע היומי הכללי (אך אינו מחייב) הוא כזה:
מיקוד השיא המוביל לשיא הפרודוקטיביות היומי הוא בין 10:00 ל-13:00 בבוקר. בשעות אחר הצהריים המוקדמות יורדת רמת הביצועים. החל מהשעה 16:00 עד 20:00 רמת הביצועים עולה, והחל מ 21:00 מתחילה שוב לרדת.
כאמור, מדובר על הממוצע הלא מחייב. אם תלמדו להכיר את השעון הפנימי שלכם – תדעו לכוון את המשימות הדורשות יתר ריכוז לשעות הערנות והמיקוד ואת המשימות האחרות (למשל קשרי לקוחות) לתזמן לשעות בהן רמת המיקוד יורדת. אתם תתפלאו לגלות עד כמה תעלה רמת הפרודוקטיביות שלכם.
שיטות ניהול זמן לעצמאיים
סדרי עדיפויות
ברור לנו שכל המשימות חשובות אך ישנה חשיבות רבה לחלוקתן ע"פ סדרי עדיפויות. שיטה זו מאפשרת תיעדוף משימות המובילה לעבודה ממוקדת.
- הקציבו למשימות החשובות והדחופות עד חמש שעות ביום.
- המשימות הפחות דחופות בזמן, או בעלות החשיבות הפחותה (יחסית) יכולות לעבור למיקור חוץ, או להידחות למועד מאוחר יותר. והיה והחלטתם להשאיר אותן אצלכם – הקציבו להן שעה עד שעה וחצי באותו יום.
- כל משימה שאיננה דחופה או חשובה – אין צורך לרשמה בטבלת לוח הזמנים. אלה משימות כמו מענים להודעות דוא"ל, לשיחות עם לקוחות וכד'. הפעולות הללו אמנם חשובות אך פחות מעצם ביצוע המשימות עצמן ולכן רצו שלא להקדיש להן יותר מ 15-20 אחוז מזמן העבודה היומי שלכם.
פירוק משימות
עומדת לפניכם משימה גדולה, משמעותית וכבדת משקל, אך אתם נאלצים לדחות אותה כל הזמן. כל דחיה של המשימה מקשה עליכם וגורמת לכם לתסכול וכל דחיה נוספת מרתיעה יותר ויותר מביצוע המשימה.
פרקו אותה לגורמים. בדקו לכמה שלבים אתם יכולים לפצל אותה, והתחילו לעבוד על השלבים החשובים יותר. זה מעורר מוטיבציה, מגביר את היעילות וכל שלב שעוברים מקנה תחושה של הצלחה.
הגדרת יעדים
חשוב להגדיר יעדים מסוימים וברי השגה. הצבת יעדים ברורים המבוססים על ציפיות ריאליות, מפתחת שגרה שקל יהיה לדבוק בה.
שיטת ה"רגע חושבים"
קורה ומשימה חדשה מוטלת לפתחכם. עצרו רגע את עבודתכם וחשבו, אם אתם יכולים לבצע את המשימה תוך עשר דקות עד רבע שעה, בצעו אותה מיד. זה מביא לתחושת סיפוק מעוררת ומעודדת כמעט בלי לפגוע בלוח הזמנים המתוכנן שלכם.
עקרון פארטו (Pareto principle)
עקרון זה טוען כי ניתן להשיג 80% מההצלחות הנדרשות תוך השקעת 20% מהמאמץ. ופה אנחנו חוזרים לתיעדוף המשימות. האם הפעולה העכשווית שלי היא פרודוקטיבית או לא? האם ישנה משימה אחרת שאם אבצע אותה עכשיו- יהיה ניצול הזמן נכון יותר? אם התיעדוף שלכם יהיה נכון, תוכלו להשלים כ 80 אחוזים מהמשימות ב 20 אחוז מהזמן.
טיפים לניהול זמן טוב יותר כפרילנסר
- קבצו יחד משימות דומות
- תיעדוף העבודה המורכבת לשעות המיקוד.
- הציבו גבולות ברורים – חשוב להקשיב לאותות הגוף.
- הציבו גבולות ללקוחות לפני תחילת מיזם משותף
- שלבו הפסקות ומנוחות להרפיה בתוך לוח הזמנים.
- מצאו חלל עבודה נעים לעבוד בו מחוץ למקום העבודה הקבוע, זה מרענן ומעורר מוטיבציה
- הימנעו מהסחות דעת והיצמדו ללוח הזמנים שתכננתם
משפטים או מחשבות שצריך לפרש מחדש
- "אין ברירה, אני עצמאי ואני חייב לעבוד מסביב לשעון" – נכון, כעצמאי לא אחת ישנן תקופות או זמני שיא בהן נדרשות אי אלו שעות נוספות, אך הן חייבות להיות החריג. אם ברצונכם להצליח כעצמאיים אתם חייבים לעצור מידי פעם את עבודתכם ולמצוא זמן לתחביבים, הנאות ועוד.
- "זמן זה כסף" – זה נכון, ולכן ניהול תקין של משאבי הזמן העומדים לרשותכם יועיל וניהול לא תקין של הזמן יביא להפסד. שהרי גם לכם ברור שככל שתעבדו שעות רבות יותר כושר הריכוז שלכם יפחת, העייפות תגבר והסיכויים לטעויות יגדלו.
לסיכום
לרשות העצמאי עומדות דרכים רבות לשיפור וקידום ניהול הזמן.
חשוב שתדעו לנהל את משאבי הזמן שלכם באופן שיאפשר לכם לאגור כוח, לשמור על איזון עבודה חיים וכך היצירתיות והפרודוקטיביות תגבר.
אני מזמין אתכם לעשות את הצעד הראשון בשיחת ייעוץ ללא התחייבות
