תכנון תוכנית עבודה לכל מחלקות העסק הוא מרכיב מכריע בפיתוח אסטרטגיית שיווק מקיפה לעסק. תכנון התוכנית כרוך בהתוויית השלבים והיעדים שהעסק שואף להשיג במהלך שניים עשר החודשים הבאים, או יותר, במטרה לשפר את הביצועים הכוללים שלו.
תכנית העבודה משמשת כמדריך המסייע להניע את העסק לכיוון הרצוי. מסביר שלמה גבאי יועץ עסקי ותיק ומיומן, היא מספקת הזדמנות להעריך מחדש ולהגדיר מחדש את יעדי החברה ודרישותיה על בסיס שנתי, מה שמאפשר לבצע התאמות נחוצות. על ידי יצירת סדר עדיפויות, התוכנית מבטיחה שהעסק יתמקד בפעילויות החיוניות להתפתחותו ויקצה את המשאבים הנדרשים ביעילות ובצורה נכונה.
אני מזמין אתכם לעשות את הצעד הראשון בשיחת ייעוץ ללא התחייבות
תכנון תכנית העבודה לכל מחלקות העסק משמשת כתוכנית אב הכוללת תוכניות משנה שונות לכל מחלקה בארגון. זה כולל תוכנית עסקית, תוכניות לשיווק, למכירות, לתפעול, לייצור, לניהול תזרים מזומנים, לבדיקת רווחיות ותחומים רלוונטיים אחרים. תכנית המשנה של כל מחלקה מתיישרת עם היעדים הכוללים של העסק ותורמת להצלחתו.
על ידי פיתוח תוכנית עבודה, בעלי העסקים יכולים לקבוע מפת דרכים ברורה לשנה הקרובה שתקל על תיאום ותקשורת טובים יותר בין המחלקות מכיוון שכולם עובדים למען מטרות משותפות. התוכנית גם מאפשרת לבעל העסק לעקוב אחר התקדמות, למדוד הצלחה ולזהות את התחומים הדורשים שיפור.
הדרך להצלחה עוברת דרך מספר שלבים
שלב א- בדיקה ובירור מעמיק
על מנת להבין לעומק את המצב הנוכחי של העסק ולערוך בירור מעמיק, יש להתייחס למספר פרמטרים כמו:
מאגר לקוחות קיים
יש לנתח את מסד הנתונים של הלקוחות כדי לזהות מידע חשוב כמו תדירות רכישה, היסטוריית הזמנות וסיווג לקוחות. יש לסווג את הלקוחות ללקוחות חוזרים, ללקוחות חד פעמיים, ללקוחות גדולים, ללקוחות קטנים או בינוניים.
חשוב לקבוע מי הם הלקוחות הרווחיים ביותר עבור העסק ולהתמקד בשמירה עליהם ובהרחבת הקשרים אתם.
מבנה תקציב ואשראי
הערכת התקציב הנוכחי והמבנה הפיננסי של העסק, כולל הכנסות, הוצאות ותזרים מזומנים.
הערכת האפקטיביות של מדיניות האשראי ותנאי האשראי המוצעים ללקוחות ולספקים.
חשוב לקבוע האם יש צורך לבצע התאמות כלשהן בתקציב או במבנה האשראי כדי לשפר את הרווחיות והיציבות הפיננסית.
מוצרים הנמכרים בעסק
יש לערוך רשימה של כל המוצרים הנמכרים על ידי העסק, לחשב את המחיר מול עלויות הייצור של כל מוצר, לנתח את היקף המכירות של השנה האחרונה, לזהות את המוצרים הנמכרים והרווחיים ביותר, לשקול להתאים את אסטרטגיות התמחור בהתאם, להעריך את ביצועי המוצר ולקבוע אם יש צורך בשינויים או בתוספות כדי לענות על הביקוש בשוק.
סוגי פעילויות ומחלקות
יש לסווג את הפעילויות והמחלקות השונות בתוך העסק, כמו שיווק, מכירות, הפצה, הנהלת חשבונות, גבייה, פרסום ולוגיסטיקה ולהעריך את האפקטיביות והיעילות של כל מחלקה, כולל הקצאת משימות ואחריות.
יש לזהות מחלקות שבהן ניתן לבצע שיפורים, כמו ייעול תהליכים, אופטימיזציה של הקצאת משאבים או הכנסת טכנולוגיות חדשות.
באמצעות החקירה והבדיקה תוכלו לקבל תובנות חשובות לגבי ביצועי העסק, לדעת מהן החוזקות שלו, מהן החולשות ומה הם התחומים הדורשים שיפור. תובנות אלו יכולות להנחות אתכם לתכנן תוכנית עבודה ריאלית לכל מחלקות העסק, תוכנית ברת השגה שתתאים לחזון העסקי ולציפיות שלכם.
וטיפ שלנו: זכרו לקחת בחשבון לקחים שנלמדו מהצלחות וכישלונות בעבר והתמקדו בשיפור וצמיחה מתמשכים.
שלב ב – הסקת מסקנות
הבדיקה והחקירה שערכתם עשויות להעלות מסקנות ותובנות שלא חשבתם עליהן. חשוב להיות פתוחים להפתעות ולמסקנות ולהשתמש בהן כהזדמנויות לצמיחה ושגשוג.
ייתכן שתגלו שהמוצר הנמכר ביותר בעסק שלכם הוא בעצם הכי פחות משתלם או שזמן הייצור של מוצר הדגל שלכם ארוך מדי ולא משתלם. במקרים כאלה, ייתכן שיהיה צורך לשקול מתן עדיפות שנייה למוצר או העברת הייצור למיקור חוץ במטרה לחסוך זמן.
נוסף על כך, הבדיקה עשויה לגלות את הצורך להתאים את תקציב הפרסום ולשים דגש רב יותר על מוצרים ספציפיים או אפילו לשקול השקת מוצרים חדשים באמצעות קמפיינים פרסומיים נרחבים. לא משנה אם התגליות נעימות או לא, דבר אחד בטוח: הם יעזרו לכם לקבל הבנה מעמיקה יותר של העסק שלך.
שלב ג – תכנון הפעולות הנדרשות להצלחה
לאחר שאיתרתם את הבעיות ואת המחלקות שבהן נדרש השינוי ואת הגורמים הדורשים שינוי, יש לטפל בבעיה בכמה שלבים.
אחריות: קבעו מי יהיה האחראי לטיפול בבעיה.
הגדירו פעולות: הגדירו בבירור את הפעולות הספציפיות שיש לנקוט כדי לטפל בבעיה. חלקו את המשימות וקבעו תוכנית פעולה ברורה.
קבע לוח זמנים עם מועדים ספציפיים לכל משימה. קביעת לוח הזמנים מבטיחה שההתקדמות תהיה במעקב, והבעיה תיפתר תוך פרק זמן סביר.
קחו בחשבון עלויות וחיסכון: העריכו את ההשלכות הכספיות של טיפול בבעיה. קבעו את העלויות המשוערות הקשורות ליישום הפתרון ושקלו אותן מול חיסכון או יתרונות פוטנציאליים שניתן להרוויח.
העריכו האם נדרשים כוח אדם או משאבים נוספים כדי לטפל בבעיה ביעילות. במידת הצורך, שקלו גיוס או הקצאה מחדש של משאבים כדי להבטיח שהבעיה תטופל כראוי.
עקבו אחרי יישום: מומלץ להקים צוות למעקב ובקרה על ביצוע התוכנית, צוות שיסקור באופן קבוע את ההתקדמות, יעריך אם הפעולות מבוצעות כמתוכנן ויערוך התאמות במידת הצורך.
על ידי ביצוע השלבים האלו, בעל העסק יוכל לטפל באופן יזום בבעיות, להקצות משאבים ביעילות ולעקוב אחרי ההתקדמות כדי להשיג את התוצאות הרצויות.
שאלות ותשובות
לתכנון תוכנית עבודה לכל מחלקות העסק יש מספר יתרונות. התכנון מבטיח שיתוף פעולה ותיאום בין המחלקות, הוא מכוון את הפעילות ומקדם את היעילות של העסק, הוא מסייע בהגדרת יעדים מדויקים ותוכניות פעולה ומאפשר מעקב ובקרה על ההתקדמות והביצועים של כל מחלקה.
הצעדים העיקריים בתהליך תכנון תוכנית העבודה לכל מחלקות העסק כוללים: קביעת מטרות ויעדים מדויקים לכל מחלקה, זיהוי המשימות והפעולות הנדרשות להשגת היעדים, קביעת תקופות זמן מדויקות לביצוע כל משימה, קביעת מדדים למעקב אחר התקדמות העבודה והצגת התוצאות ובניית מערך בקרה ומעקב למעקב אחר התקדמות התוכנית.
יועץ עסקי צבר ניסיון ומיומנות רבה בהצעדת עסקים רבים אל צמיחה ושגשוג. יחד עם בעל העסק הוא ידע לבנות תוכנית מותאמת אישית לכל סוג של עסק בהתאם לתנאים הייחודיים שלו.
